オフィスの必要性が見直される時代だから！シェアオフィスに関するポイントなどを紹介

現在の仕事場のスペースの必要性に疑問を感じている人もいるのではないでしょうか。
そのような場合には、シェアオフィスを利用することを検討してみても良いかもしれません。
シェアオフィスは、複数の利用者が同じ空間をシェアするタイプの仕事場です。
フリーアドレス席となっていることが多いですが、個人の机や個室が利用できるところもあります。
法人登記や郵便物の受け取り、電話などの利用はそれぞれの施設によって異なっています。

シェアオフィスとレンタルオフィスの違い

これから仕事の拠点となるオフィスを選ぶときシェアオフィスにするか、レンタルオフィスを利用するか迷っている人も多いのではないでしょうか。
オフィスを選択するときは、できるだけ自社の目的に合うオフィスであったり、働きやすい環境のスペースを選びたいと思うこともあるでしょう。
シェアオフィスとレンタルオフィスの大きな違いは、執務スペースが共有か個室かという点です。
レンタルスペースは完全個室になっており、自社の従業員のみで仕事ができます。
対してシェアオフィスはオープンスペースになっていて、プライバシーを確保できる仕切りがなく、共有空間になっている場合がほとんどです。
レンタルスペースは個室タイプのスペースなので、他社の利用者を気にすることなく、仕事に集中できます。
個室は鍵が付いているケースも多いので、セキュリティ面での心配も少なくなります。
一方、シェアオフィスはプライバシーが確保できず、セキュリティ面では不安な面はあるものの、月額料金が比較的やすいところが魅力的です。

シェアオフィスを選ぶ最大のメリット

新型コロナウイルスの流行は、企業の働き方も変えるきっかけになりました。
それまではオフィスに出社して仕事をするのが当たり前でしたが、現在は自宅など好きなところで働ける企業が増えています。
インターネット環境があれば仕事ができる職種の人で、シェアオフィスを利用する人が多いです。
シェアオフィスの最大のメリットは、他社の社員とコミュニケーションが取れることが挙げられます。
共用スペースで仕事をしていると様々な人と関わることができるので、人脈を作ったり、新しいビジネスに繋がるかもしれません。
人脈が多い方がビジネスチャンスが高まるので、シェアオフィスを積極的に活用した方が良いです。
ただ、トラブルが発生しているところもあるので、よく調べてから決めることが重要になります。
顧客情報などを取り扱っている人は、セキュリティが高いところを選ぶべきです。
顧客情報を取られてしまえば、企業の信用も失ってしまう可能性があります。

シェアオフィスで共有する企業を選ぶことが可能か？

シェアオフィスでは、共有する企業を選ぶことが可能です。
シェアオフィスは複数が同じスペースを共有する仕組みであり、同じオフィス内で働くことができます。
自社のニーズや要件に合わせて選択することができます。
これにより業種や文化、ビジネスの相性などを考慮して選ぶことが可能です。
相互の連携やコラボレーションの機会を増やすことができ、新たなビジネスチャンスやアイデアの創出につながるかもしれません。
またオフィス内の雰囲気や環境を調整することも可能であり、働きやすさや生産性の向上にも寄与することができます。
シェアオフィスは柔軟な働き方を提供するため、企業が自由に選ぶことができる点が魅力的です。
シェアオフィスの利用者はビジネス上の相互利益を最大化することができます。
例えば同じ業界や関連業界同士が共有することで、情報共有やネットワーキングの機会が増えます。
業界のトレンドや最新の技術に関する情報をリアルタイムで得ることができるため、競争力を高めることができます。

シェアオフィスで法人登記をする手順

シェアオフィスで法人登記をする手順は、以下のような流れです。
法人の設立手続きを行います。
これには、必要な書類の作成や印鑑証明の取得、役員の選任などが含まれます。
また、会社の名称や業務内容、資本金なども定めることが大事になります。
次に登記申請を行います。
申請には所轄の法務局への提出が必要です。
登記簿謄本の交付や登記の記載事項の確認、登録免許税の支払いなども行われます。
その後、法人用のオフィスを確保するのです。
シェアオフィスを選択する場合、契約手続きや利用料金の支払い、必要な設備やサービスの選択などが行われるのです。
シェアオフィスでは、共有スペースや共有設備を利用することで、コストを抑えながら必要なオフィス環境を整えることができます。
最後にオフィスの契約書類に法人情報を記載し、登記の手続きを完了させるのです。
この際には、契約書類の提出や必要な手続きに従って、シェアオフィスの運営会社との間で契約を締結することになります。
オフィスで法人用の登記をする手続きは、オフィスや契約手続きのステップから成り立っているのです。
法務局への提出や書類の作成、契約書類の確認など慎重な手続きが求められます。

シェアオフィスで生まれる企業間のコミュニケーション

シェアオフィスはさまざまな企業が同じスペースを共有することで、独自のビジネスエコシステムが形成されます。この環境では企業間のコミュニケーションが重要な役割を果たします。 シェアオフィスでのコミュニケーションは、様々な形態で行われます。隣のデスクに座る他の企業のメンバーや、共有スペースで偶然出会った人との会話を通じて、アイデアや情報が交換されます。こうした日常的なコミュニケーションは関係を構築し、相互のビジネス成果につながる可能性があります。 さらに共有のイベントやネットワーキング活動が頻繁に開催されます。これらの場で、異なる企業の代表者が集まり、アイデアの共有やコラボレーションが行われます。このような機会は、新しいビジネスパートナーやクライアントを見つけるための絶好の機会となります。 シェアオフィスは、異なる業種や規模の企業が一つの場所で共存するため、異なる視点や知識が交差します。これにより、予期せぬアイデアやビジネスの機会が生まれることもあります。また、共有スペースやコミュニティエリアには、情報やリソースが集まりやすくなるため、情報の共有や相互支援が活発に行われます。 シェアオフィスでの企業間のコミュニケーションは、ビジネスの成長やイノベーションの源となります。異なる企業が交流し、知識や経験を共有することで、新たなビジネスチャンスが生まれ、業界全体の発展に寄与する可能性があります。

シェアオフィスで注意すべきセキュリティ

現在はインターネット環境があればどこでも仕事ができる時代なので、シェアオフィスを利用する人が増えています。企業が契約するだけでなく、起業したばかりの人にも人気が高いです。その理由は必要な設備が付いているので、初期費用を大幅に抑えられることが挙げられます。デスクなどを用意する必要がないですし、コピー機やFAX機器など業務をする上で必要なものが揃っています。業務をスムーズに進める上で準備しなければいけないものが多くあるので、金銭的に余裕がない段階ではシェアオフィスを利用するメリットが大きいです。 ただ、セキュリティには十分に注意する必要があります。貴重品が盗られてしまうだけでなく、顧客情報を盗まれてしまうリスクがあるので安易に考えていると大変なことになります。顧客に迷惑をかけるだけでなく、企業の社会的信用を失うことにも繋がるので、よく調べてから決めることが大事です。料金の安さで決めるのはダメです。

シェアオフィスで気にすべき十分な収納

シェアオフィスとは、異なる企業・個人が同じオフィススペースを共有して使用する新たなビジネス空間です。業種が異なることもあり、共有部分に関してはルールが必要となるでしょう。シェアオフィスで必要な仕事に関する場所や、会議室等、飲食の場については気にすべき十分な収納が求められます。 シェアオフィスの収納について、詳しく説明していきます。 個人的な持ち物はロッカーに入れますオフィスの収容人数に見合ったロッカーの数と配置が重要です。トラブルにならないように鍵の施錠、使用状況の管理ができているかを気にしましょう。 書類を入れるキャビネットの数が限られているため、上手にラベリングして無駄な書類を作らないようにする工夫がいります。基本的にデータ保管がおすすめですが、パソコンを共有しているときは注意が必要です。個人情報保護により、重要なデータはパスワードをかけるか、閲覧制限を設けると良いです。 キッチンスペースは個人の持ち物がおけるかを確認してから使用することです。管理者が設定している共有スペースのマナーを守って、快適なシェアオフィス空間を作りましょう。

シェアオフィスは実際に現場を見て検討が必要

シェアオフィスはビジネスの効率化やコスト削減のために利用されることがありますが、その利用にあたっては実際に現場を見て検討することが必要です。なぜなら、オフィスの環境や設備がビジネスの成功に直結するからです。 シェアオフィスを見ることでオフィスの雰囲気やレイアウト、広さなどが把握できます。ビジネスの性質や従業員のニーズに合った環境が整っているかどうかを確認することができます。また、他のテナントとの共有スペースの使い勝手やプライバシーの確保なども実際に見て判断することが重要です。 設備やサービスの充実度も見ておく必要があります。例えば、インターネットの速度や安定性、会議室の設備や利用のしやすさ、共有スペースの清潔さなどが重要な要素です。これらの要素が十分に満たされているかどうかを確認するためには、実際に見て評価することが必要です。 従業員の意見や要望も考慮する必要があります。現場を見ることで従業員が快適に働ける環境かどうかを確認することができます。従業員が仕事に集中できる空間や、コミュニケーションを円滑に行える場所が提供されているかどうかを確認することが重要です。

シェアオフィスの使用ルールを決めておく

必要な時だけ料金を支払って利用できるシェアオフィスですが、快適に使うためにはルールの厳守が必須です。シェアオフィスによって制限や決まりは異なるため、それぞれの施設の規則をまずは確認しておきましょう。規約を守れない場合は退去になる可能性もあるため、ルールの把握は必要です。一般的な決まりには設備の扱いや会話の制限、セキュリティなどが挙げられます。シェアオフィスの設備や備品は同じ施設を使っている人たちも利用するため、大切に使わなければいけません。あくまでも管理者からレンタルしている設備であることを忘れず、丁寧に扱いましょう。また、会話が許可されたスペース以外でのおしゃべりなどは避けて利用します。特に複数人で共有する場合、会話についてもつい緩くなりがちです。あらかじめ自分達で決まりを設けておき、マナーを守った行動を心がけます。セキュリティについても同様に施設側に迷惑をかけないことを前提にし、規約に従って行動します。